Date cu caracter personal („date personale”): reprezintă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi nume, număr de identificare, date de localizare, identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Prelucrarea datelor personale: reprezintă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor personale sau asupra seturilor de date personale, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Operator: este o persoană fizică sau juridică, care stabilește scopul și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; este acea persoană cu care solicitantul unui serviciu ar urma să încheie sau a încheiat unul sau mai multe contracte.

Pentru transparența și claritate îți menționăm faptul că, pentru a-ți presta servicii de închiriere auto și servicii asociate și având în vedere reglementările europene cu privire la protecția datelor cu caracter personal, SMART PREMIUM RENT A CAR SERVICES SRL , în calitatea de Operator, prelucrează datele tale cu caracter personal astfel cum îți vom prezenta mai jos.

1. DATE PERSONALE COLECTATE DIRECT DE LA TINE :

1. Datele pe care le colectăm includ:

• nume și prenume;
• adresa de e-mail (dacă faci rezervări online și pentru confirmarea rezervării);
• adresa de domiciliu pentru facturare;
• detalii despre angajator și adresa firmei (dacă ești membru al unui program destinat companiilor);
• numerele de telefon la care te putem contacta;
• data nașterii (pentru validarea permisului și cerințelor legale);
• vârsta conducatorului auto, pentru gestionarea taxelor suplimentare aferente conducatorilor auto cu vârstă mai mică de 21 de ani;
• informații de plată, cum ar fi detaliile carții de credit sau de debit pentru blocarea unei garanții în bani a cărei valoare variază în funcție de tipul vehicului închiriat;
• informații din permisul de conducere, inclusiv dacă sunteți un conducător suplimentar (pentru validarea permisului);
• informații din documente de identificare, cum ar fi cartea/buletinul de identitate național sau pașaportul;
• solicitări și preferinte speciale, inclusiv:
  • preferințele tale în ceea ce privește produsele suplimentare opționale, cum ar fi produsele de protecție (asigurare lunetă, parbriz, caroserie, asigurare anvelope, asistentă rutieră) și orice alte suplimente opționale pe care le-ai solicitat, de exemplu: scaun copil;
  • în cazul în care este solicitat un serviciu de livrare sau de preluare, adresa la care vom preda și prelua vehiculul în vederea gestionării taxelor suplimentare aferente;

1. În cazul producerii unor accidente, pierderi, furturi sau deteriorări ale vehiculului în timpul închirierii sau în cazul producerii unei defecțiuni mecanice, vom colecta informații privind incidentul respectiv, inclusiv raportul tău în legatură cu acesta și orice raport al poliției sau al terților, inclusiv detalii despre cei implicați,  natura vătămărilor corporale și/sau a daunelor aduse vehiculului. Aceste informații sunt prelucrate în scopul executării  contractului încheiat cu tine (contractul de închiriere a vehiculului și/sau termenii oricărui tip de supliment opțional precum asigurarea); pentru apărarea intereselor noastre legitime de afaceri (ex: în vederea recuperării costurilor în cazul eventualelor pierderi/daune cauzate vehiculului); pentru respectarea oricăror obligații legale ce ne incumbă (ex: pentru a răspunde diverselor solicitări venite din partea autorităților competente).
2. În legatură cu executarea contractului de închiriere, vom prelucra date precum data, ora și locația  preluării autovehiculului, data, ora și locația restituirii acestuia, istoricul accidentelor și alte informații referitoare la vehicul și utilizarea acestuia de către tine. Aceste informații sunt necesare pentru prestarea serviciilor aferente contractului de închiriere sau pentru interesele legitime de afaceri (ex: în scopul monitorizării utilizării parcului auto).
3. Prelucrăm, de asemenea, informații despre orice fel de contravenții/amenzi/infracțiuni (ex: depășire a vitezei, parcare neregulamentară, neplată taxelor de trecere etc) constatate în legatură cu autovehiculul închiriat și perioada închirierii acestuia. Aceste date sunt prelucrate pentru a da curs solicitărilor transmise de autoritațile competente în legătură cu aceste aspecte, respectiv pentru gestionarea unor eventuale situații litigioase în legatură cu astfel de incidente.

B. DATE PERSONALE COLECTATE INDIRECT (DATE OBSERVATE/DERIVATE)

1. Date captate de înregistrarile video și identificarea on line a persoanelor fizice (înregistrările video:locația și imaginile captate de camerele de supraveghere instalate la sediile SMART PREMIUM RENT A CAR SERVICES SRL , înregistrările audio ale convorbirilor telefonice, adresa IP captată la utilizarea website-urilor și aplicațiilor SMART PREMIUM RENT A CAR SERVICES SRL). Datele sunt necesare în vederea asigurării pazei și protecției în locațiile SMART PREMIUM RENT A CAR SERVICES SRL, în vederea îmbunătățirii serviciilor oferite, soluționării reclamațiilor și a oricăror solicitări venite din partea clienților precum și în vederea asigurării funcționalităților tehnice ale platformelor online utilizate de SMART PREMIUM RENT A CAR SERVICES SRL).
2. Date captate de sistemul de urmărire GPS a vehiculelor care colectează pasiv date și oferă informații corecte și fiabile în timp real despre locația vehiculului, starea vehiculului, consumul de combustibil, programarea întreținerii.

SMART PREMIUM RENT A CAR SERVICES SRL colectează și prelucrează datele tale personale în următoarele scopuri:

Efectuarea de rezervări și gestionarea rezervării: Folosim datele tale cu caracter personal pentru a realiza și a gestiona rezervarea inclusiv validarea, prestarea serviciilor și facturarea acestora, rezolvarea anulărilor, etc.

Derularea contractului și rezolvarea problemelor de orice natură ce rezultă din contractul încheiat între părți referitoare la serviciile oferite, inclusive activitați de post prestare serviciu, cuprinzând și servicii de relații cu clienții.

Emiterea actelor de deblocare sau încasare a sumelor preautorizate către entitățile bancare.

Emiterea certificatelor de asigurare și soluționarea dosarelor de daună auto.

Asigurarea măsurilor de securitate necesare în locațiile societății prin supraveghere video precum și a bunurilor prin folosirea sistemelor de GPS pe vehicule pentru a preveni, detecta și investiga folosirea neautorizată a vehiculelor și sistemelor noastre conform contractelor de închiriere și pentru a ne asigura că respectăm legea și că vehiculele sunt folosite doar pe teritoriul țării conform contractului dintre părți. Dispozitivul GPS detectează încălcări de reguli privind modul de conducere, cum ar fi viteza, și trimite alerte punând administratorul flotei în situația de a imobiliza de la distanță vehiculul și de a preveni utilizarea neautorizată. Dispozitivul permite, de asemenea, „geo-gard”; odată ce vehiculul traversează o graniță geografică predefinită, o alerta va fi trimisă și motorul vehiculului va fi automat imobilizat. Ca urmare, tehnologia de urmărire a vehiculelor GPS reduce semnificativ accidentele de circulație și controlează costurile de întreținere a flotei, îmbunătățește eficiența operațională, gestionează fiabilitatea vehiculului și îmbunătățește siguranța șoferului.

Recenzii clienți: Putem folosi datele tale pentru a-ți trimite un chestionar scurt despre rezervarea ta. Acest lucru ne ajută să înțelegem și să îmbunătățim serviciul nostru de închirieri auto și serviciile oferite de partenerii noștri de afaceri.

Activități de marketing: Folosim datele tale cu caracter personal pentru activități de marketing, care pot include: contactarea ta prin email, telefon sau SMS cu oferte speciale, reduceri și actualizări, inclusiv detalii despre produsele și serviciile noastre.

Detectarea și prevenirea fraudei: Pentru a-ți oferi servicii demne de încredere și sigure, folosim datele tale cu caracter personal pentru a detecta și preveni frauda și alte activități ilegale sau nedorite. Pentru identificarea persoanelor autorizate să tranzacționeze în numele clienților, beneficiarilor, furnizorilor și/sau prestatorilor noștri de servicii. Putem utiliza datele tale pentru verificarea utilizatorilor și a rezervărilor.  Acest lucru poate însemna că uneori este posibil să punem în așteptare anumite rezervări.

Soluționarea reclamațiilor și solicitărilor, în anume cazuri este necesar să te identificăm pentru a putea da curs unor reclamații sau solicitări venite din partea ta.

Scopuri juridice: în anumite cazuri este necesar să utilizăm datele tale cu caracter personal pentru a rezolva dispute juridice, pentru investigații de reglementare, din motive de conformitate sau pentru a ne asigura că aplicăm cu exactitate termenii și condițile noastre.

Operatorul prelucrează datele tale personale având ca temei legal:

1. încheierea și executarea contractului de închiriere la care ești parte, precum și efectuarea demersurilor premergătoare încheierii contractului de închiriere;
2. interesul legitim al Operatorului;
3. consimțământul tău;
4. o obligație legală a Operatorului.

Pe lângă datele cu caracter personal obținute direct de la persoanele vizate, putem obține și prelucra date prin site-ul nostru web, dacă ni le furnizați personal, de exemplu ca parte a unei înregistrări, prin completarea formularelor, prin trimiterea de e-mailuri sau mai ales prin rezervarea unui autoturism de închiriat.

Datele tale personale vor putea fi comunicate, în măsura în care acest lucru este necesar și numai în temeiul unui angajament de confidențialitate, următoarelor categorii de destinatari în baza și în limitele prevederilor legale sau ca urmare a unor cereri expres formulate de:

• partenerii contractuali ținuți de obligația de confidențialitate cu privire la datele transmise (birouri de traduceri, consultanți, contabili, cenzori și auditori, furnizori de servicii: servicii IT, servicii monitorizare flote auto; arhivare în format fizic și/sau electronic; curierat; servicii tehnice de facilitare a plaților (e.g., Visa și Mastercard);
• autoritățile statului (autorități fiscale, autorități de protecție a consumatorilor, alte autorități ale statului), ca urmare a unei obligații legale a Operatorului;
• instanțe judecătorești sau arbitrale, notari publici, avocați, executori judecătorești,  alte servicii autorizate, experți evaluatori.

Toți acești destinatari cărora le comunicăm datele tale personale, se supun acelorași prevederi legale și oferă cel puțin același nivel de protecție ca și Operatorul.

SMART PREMIUM RENT A CAR SERVICES SRL nu transferă datele personale către alte companii din afara Zonei Economice Europene.

Vom păstra datele tale personale atât timp cât este necesar sau permis având în vedere scopul (scopurile) pentru care au fost obținute și în conformitate cu cele prezentate în această Nota de informare. Criteriile utilizate pentru a determina duratele perioadelor de păstrare includ:

1. Prelucrarea (inclusiv stocarea) se realizează pe durata de valabilitate a contractelor, dar și după terminarea relației contractuale pentru o perioadă de 10 ani.
2. Prelucrarea datelor (inclusiv stocarea) în cazul în care nu s-a încheiat o relație contractuală, va fi realizată pe o durată de 5 ani conform Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării actelor de terorism.
3. În situația în care v-ați exprimat consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în scop de marketing direct, datele tale vor fi prelucrate în acest scop pe durata relației contractuale cu SMART PREMIUM RENT A CAR SERVICES SRL, precum și pentru o perioadă de 1 an de la încetarea acesteia. În cazul în care îți retragi consimțământul acordat privind prelucrarea datelor tale cu caracter personal în scop de marketing direct, datele tale nu vor mai fi prelucrate în acest scop, din momentul retragerii consimțământului, fără că o asemenea retragere a consimțământului să afecteze legalitatea operațiunilor de prelucrare anterioare.
4. Prelucrarea datelor prin înregistrarea imaginilor captate de camerele video și prelucrarea vocii sunt păstrate pe o perioadă de 30 de zile (în mod aleatoriu) de la data înregistrării acestora.
5. Datele captate prin sistemul de monitorizare GPS sunt păstrate  pe o perioadă de 6 luni de la momentul colectării lor.

Când nu mai avem nevoie de datele tale personale, le vom șterge sau le vom distruge în siguranță. Vom analiza, de asemenea, dacă și cum putem minimiza în timp datele personale pe care le folosim și dacă putem anonimiza datele tale personale astfel încât să nu mai poată fi asociate cu tine sau să te identifice, caz în care putem utiliza aceste informații fără altă înștiințare în plus.

De asemenea, îți aducem la cunoștință faptul că, în orice moment, îți poți exercita oricare din următoarele drepturi cu privire la prelucrarea datelor personale:

1. Dreptul de acces la datele cu caracter personal și la informații precum scopurile prelucrării, categorii de date personale vizate, destinatari sau categorii de destinatari acolo unde este cazul, perioada de stocare a datelor personale. În cazul în care datele personale nu sunt colectate direct de la tine, poți solicita informații cu privire la sursa acestor date.
2. Dreptul la rectificarea datelor cu caracter personal, în situația în care acestea sunt inexacte sau incomplete.
3. Dreptul la ștergerea datelor cu caracter personal (dreptul de a fi uitat), în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
4. Dreptul de a-ți retrage consimțământul. În situația în care îți retragi  consimțământul acordat pentru prelucrarea anumitor date cu caracter personal, Operatorul va înceta imediat prelucrarea acestor date și  le va șterge în situația în care nu sunt asociate altor prelucrări bazate pe un alt temei justificat.
5. Dreptul la restricționarea prelucrării datelor. În situația în care vei contesta exactitatea datelor personale, restricționarea operează pe perioada care permite Operatorului să verifice exactitatea datelor. De asemenea, ai dreptul de a obține restricționarea prelucrării datelor dacă aceasta este ilegală și te opui ștergerii datelor; în situația în care Operatorul nu mai are nevoie de datele tale în scopul prelucrării, însă soliciți păstrarea datelor pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele legitime ale Operatorului prevalează asupra intereselor tale.
6. Dreptul la portabilitatea datelor, care constă în posibilitatea de a-ți recupera de la Operator informațiile furnizate, într-o formă structurată, utilizată curent, lizibilă automat, cu posibilitatea ca datele să fie transferate unui alt Operator.
7. Dreptul de opoziție la prelucrarea datelor. Acest drept nu se va putea exercita cu privire la prelucrarea datelor personale necesare în vederea executării contractului individual de muncă.
8. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor tale, inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau care te afectează semnificativ. Cu privire la adoptarea unei decizii bazate exclusiv pe o prelucrare automată, ai posibilitatea de a-ți exprima punctul de vedere, de a solicita intervenția unui operator uman, precum și posibilitatea de a contesta o astfel de decizie.
9. Dreptul de a te adresa cu plângere Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și de a te adresa instanțelor judecătorești competente.  Ai dreptul de a te adresa cu plângere ANSPDCP, respectiv de a te adresa instanțelor judecătorești competente pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal, care au fost încălcate.

Pentru mai multe informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, te rugăm să consulți rubrica „GDPR” din secțiunea „Politica de confidențialitate” de pe site-ul Operatorului: www.bsmart-rent.ro.

De asemenea, te informăm că la nivelul României funcționează Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal ("ANSPDCP") și că ai dreptul să depui o plângere atunci când consideri că ți-au fost încălcate drepturile, accesând site-ul web www.dataprotection.ro.